Konzept

Konzept — KI-Automation für Kleinbetriebe (lokal, sicher)

Lokale KI für administrative Arbeiten in Kleinbetrieben — Proof of Concept geplant

Konzeptpapier. Nicht veröffentlichen.

Konzeptpapier: KI-Automation für Kleinbetriebe

Status: Ideenphase — nicht veröffentlichen. Proof of Concept steht aus.

Letzte Aktualisierung: 3. April 2026

Die Ausgangslage

Kleine Betriebe — Elektriker, Installateure, Handwerker, Praxen — haben einen Rechner auf dem Schreibtisch, Office-Software, eine Kundendatenbank und einen Bankzugang. Administrative Arbeiten (Rechnungen, Mahnwesen, Buchhaltung, Korrespondenz) werden von einer Person erledigt, oft in Teilzeit, oft wöchentlich. Jede dieser Aufgaben ist einzeln machbar. In Summe fressen sie Zeit die dem Kerngeschäft fehlt.

Die vorhandene Hardware reicht für lokale KI. Die Schnittstellen zu Office, Mail und Buchhaltungssoftware existieren. Was fehlt: Jemand der das einrichtet und die Prozesse sauber abbildet.

Das Konzept

KI-Automation administrativer Arbeiten auf Basis einer lokalen KI. Keine Cloud, keine Kundendaten die das Haus verlassen. Datensicherheit ab Werk.

Kern-Workflows:

Rechnungsstellung
Kundendaten aus der Datenbank, Leistungen erfassen, Rechnung generieren (PDF), per Mail verschicken. Alles aus einem Prompt oder einem festen Ablauf.

Kontoprüfung und Mahnwesen
Kontoauszug als Excel/CSV einlesen (manueller Download aus dem Bankportal — KI hat keinen Bankzugang). Eingänge mit offenen Rechnungen abgleichen. Aussenständige identifizieren. Bei Fälligkeit Mahnung generieren. Eskalationsstufen (Erinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung) automatisch anpassen.

Korrespondenz
Angebote, Auftragsbestätigungen, Standardschreiben — aus Vorlagen generieren, mit Kundendaten befüllen, zur Prüfung vorlegen.

Dokumentenablage
Eingehende Dokumente (Lieferantenrechnungen, Behördenschreiben) klassifizieren und ablegen. Suchbar machen.

Technischer Ansatz

Lokal: Ollama + passendes Modell (Llama, Phi, Gemma) auf vorhandenem Rechner. Alternativ: Claude Desktop / Cowork mit lokalen Dateien (kein MCP nötig, Dateisystem reicht).

Office-Integration: Microsoft Office ist Standard bei den meisten KMU. Excel für Buchhaltung und Kontoauszüge, Word/PDF für Rechnungen und Schreiben, Outlook für Mail.

Datensicherheit: Alles lokal. Kein Cloud-Abo. Keine API-Calls an externe Server mit Kundendaten. Das ist das Kernargument gegenüber Cloud-Lösungen.

Schritt für Schritt: Jeder Workflow wird einzeln eingerichtet, getestet und dokumentiert. Keine monolithische Lösung, sondern modulare Bausteine. Genau wie qzen.ch — blockweises Vorgehen.

Der Vertriebskanal

Der Schwiegervater der Tochter betreibt einen IT-Laden der KMU, Schulen und andere mit Hardware ausstattet und Service bietet. Das ist der direkte Zugang zu potentiellen Kunden:

Er kennt die Infrastruktur der Kunden (welcher Rechner, welche Software, welche Datenbank)
Er hat das Vertrauen — IT-Dienstleister, nicht KI-Verkäufer
Er kann die Installation und den First-Level-Support übernehmen
Upselling: Hardware-Upgrade wenn der Rechner nicht reicht, plus KI-Setup als Dienstleistung

Proof of Concept

Testumgebung: Der Elektrobetrieb wo die Tochter wöchentlich die Buchhaltung macht.

Schritt 1: Bestandsaufnahme — welche Software läuft, welche Datenformate, welche Abläufe.

Schritt 2: Einen Workflow implementieren (Rechnungsstellung oder Kontoprüfung — je nachdem was den grössten Zeitgewinn bringt).

Schritt 3: Vier Wochen Testbetrieb im Parallelbetrieb (KI generiert, Mensch prüft und gibt frei).

Schritt 4: Auswertung — Zeitersparnis, Fehlerquote, Akzeptanz.

Geschäftsmodell (Skizze)

Setup-Pauschale: Einmalige Einrichtung der Workflows auf dem Kundenrechner
Monatliche Wartung: Optional, für Updates und neue Workflows
Vertrieb über IT-Laden: Provision oder Partnermodell
Skalierung: Dokumentierte Workflows sind übertragbar — ein Elektriker-Setup funktioniert bei jedem Elektriker, ein Installateur-Setup bei jedem Installateur

Verbindung zu bestehenden Referenzen

Marc Mozart (Business Cockpit): Hat genau das für seinen 3-Mann-Betrieb gebaut, aber deutlich grösser (17 Module, SaaS). Das hier wäre die Minimal-Version für den Einmann-Betrieb.
qzen.ch Methode: Zutatenliste, blockweises Vorgehen, Schritt für Schritt. Die Methode ist dieselbe.
Kernbotschaft: Für KI ist das eine läppische Aufgabe. Das muss nur genau werden. Systematisch, Schritt für Schritt.

Nächste Schritte

Gespräch mit der Tochter: Welche Aufgaben kosten am meisten Zeit?
Bestandsaufnahme Elektrobetrieb: Software, Hardware, Datenformate
Einen Workflow als PoC implementieren
Ergebnisse dokumentieren
Gespräch mit dem Schwiegervater: Interesse am Partnermodell?

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